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Mail Archiving Expert 電子郵件歸檔專家

企業在面對電子郵件管理時,最棘手的問題不外乎是該如何管理經年累月不斷成長的電子郵件數據 – 能在符合法規的條件下長期保存,也能在需要舉證時,快速搜尋找到關鍵的電子郵件。

Mail Archiving Expert除了能夠解決即時歸檔,防止使用者誤刪郵件外,也提供完整的郵件生命週期管理,可依年份將郵件自動搬移至不同的儲存媒介,也可依部門別保留不同年限的郵件。提供彈性的調閱權限管理,搭配查詢結果指定給其他管理人員做再次查詢的調閱流程,精確定位出需調查的信件,避免授權過度而看到不應被調閱的信件內容。

業界唯一採隱形式導入架構,3分鐘即可輕鬆上線,也可使用一般郵件主機的MailCopy (日誌) 的方式導入。

導入架構圖

Journal Mode:建議自行架設電子郵件主機企業導入

Sniffer Mode:建議委外代管電子郵件主機企業導入

信件歸檔示意圖

彈性分權管理

分權角色設定超自由,可多樣性的依組織複雜的架構,設定出多種角色管理的排列組合不管是跨部門、跨區域或階層式的管理結構,均可輕鬆建構。

多元調閱機制

不論歸檔資料儲存位置,均可以做條件式的過濾,從茫茫信海中調閱出需要的信件不會因為保存愈久,要調閱的信件就淹沒在龐大的數據裏。

郵件生命週期

可做遠端儲存資源管理,可依年、月、日自動做歸檔目錄切割,或者是依保存時間自動做歸檔空間搬移,並且可依不同部門做不同保存期限的設定。

產品特色

符合樹狀組織的稽核流程,主動蒐集立即評估

  • 提供樹狀群組與成員的組織結構,並搭配樹狀分權管理帳號結構,針對符合條件的信件,自動通知對應的主管,符合各類型企業的主動性稽核流程
  • 提供分權管理帳號可以授權使用者MyMail個人化介面,搜尋個人歷史郵件,包含信件或附件內的文字。並可搭配 Outlook 插件,結合使用者原有的操作習慣,避免因管理者需代替使用者操作,而不小心稽核個人郵件
  • 提供已歸檔信件,重新復原成 PST/NSF 存檔格式,除了方便稽核人員將需要稽核的信件匯入至個人讀信軟體外,也可解決使用者本機硬碟損壞時的郵件災難復原

電子郵件挖掘,輕易找出關聯郵件行為

  • 搜尋引擎所需的全文檢索空間,僅需原信件容量約 10%。經過無數次的實驗與觀察,唯一取得儲存空間與搜尋速度的最佳平衡
  • 多名稽核人員可以同時對同一個調查案件資料進行稽核,記錄稽核過程,顯示進度,協同調查進行電子郵件挖掘
  • 針對異常行為的搜尋結果,可以再次搜尋其他條件,更精確定位出可疑電子郵件內容

符合法規的郵件稽核、郵件歸檔,不怕舉證找不到

  • 10 種常用可計次的個資特徵,部份特徵並且有驗算公式,符合個人資料保護法受保護的機敏資料
  • 異常行為一鍵化查詢,結合營業秘密法顧問服務流程,讓制度建立與執行運作更密切
  • 郵件生命週期管理,自動化保存符合各項法規要求需保留 3 至 7 年不等的規範

獨到的電子郵件分析及管理技術已申請專利獲准,專利字號為【發明 第I 472192號、441496號、435572號、443526號】

功能列表
事後舉證
郵件檢索及查詢 記錄公司所有收發的電子郵件,並提供條件查詢、分類查詢以及全文檢索查詢等功能,查詢關鍵字提供精準、模糊可混合使用的輸入方式。查詢結果將提供詳細郵件記錄列表、統計模式報表以及統計圖表
個資特徵套版 提供8種預設特徵套版,並且提供自訂特徵套版功能,可將符合個資法保護的資料,分別計算次數, 重新組合使用。設定後的套版,可應用在稽核管理及郵件查詢
二次查詢 提供管理者限制查詢範圍後,再指定給其他管理者,達到查詢結果中再次查詢的電子郵件挖掘
歸檔還原
郵件歸檔 除提供郵件內容索引、郵件本體(含附檔)、系統設定檔以及資料庫檔案每日備份功能,並提供化郵件 歸檔政策,支援完整線上、近線以及離線郵件調閱機制。提供郵件生命週期管理機制設定以及郵件保存期限以符合法規遵循,有效提高儲存空間使用效率,降低投資成本
郵件轉置 提供 3 種轉置來源 (EML、PST、Exchange 封存信箱) 的轉置精靈設定流程,並且可以隨時掌握轉置進度,調整轉置檔案的順序,每日寄出成功率、重覆率的統計通知信
Sniffer 模式 支援無痛式導入架構,可隱形記錄SMTP、POP3、IMAP的郵件傳輸內容(含附檔)
Journal 模式 支援Exchange、Notes、Postfix、MDaemon、Sendmail、MAILD雷電、Zimbra等郵件主機的MailCopy(日誌)功能,記錄歸檔郵件本體內容(含附檔)
樹狀組織管理
帳號管理 可依管理政策提供主管帳號並給予部份權限,進行其所管轄群組的信件管理。可以彈性的依企業組織架構做跨部門帳號的賦予或者是建立最高管理者角色而封存系統預設最高帳號。能依群組內成員的管 理需要,進行個人化功能開關的權限設定
標準 LDAP 帳號整合 可整合標準LDAP伺服器,自動同步Email群組帳號資料以及分權管理者帳號,並支援AD階層式群組架構,以進行分群管理的效益
個人化郵件管理
郵件復原 使用者若發生郵件資料毀損,可透過分類查詢或MyMail個人化安全郵件服務,能將郵件記錄及內容進行復原寄送
MyMail 個人化郵件 使用者登入個人的管理介面,可使用個人信件匣、分類信件匣…等功能,符合個人的使用認知。並且提供將查詢到的信件,可以直接再附加文字後,回覆或轉寄給其他收件人。 另外提供Outlook 2010、2013、2016的安裝插件,結合使用者原有的Outlook查詢習慣,也可以釋放個人端儲存郵件的硬碟空間。搭配管理帳號權限,可進行跨信箱搜尋,隨時以一致的方式查詢
選購模組
選購功能 說明
Multi-way模組 包含分流備援、異地備援、分散式系統分工及運作服務
郵件稽核系統模組 提供完整的郵件事件稽核流程,從初始階段到調查、審核階段,至最後產生分析報告,方便稽核人員對郵件進行稽核註解的操作
雙帳號認證模組 提供情境式劇本選擇,輕鬆導入郵件調閱的雙簽認證機制
異常行為調查模組 提供一鍵查詢特定人員的郵件異常行為記錄,也可定期統計異常行為超過警戒值的人員 清單,有效結合顧問服務制度,建立起定期的離職、在職員工的查核辦法
產品規格
50U型、100U型、200U型 300U型、500U型
  • 處理流量:2G以內
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):43.5x43x4.6cm
  • 處理流量:2~5G
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):62x48.4x4.3cm
1000U型 2000U型
  • 處理流量:5~10G
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):75.3x48.5.x4.5cm
  • 處理流量:10G
  • 2U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):70.5x48.5x8.8cm
提供上述搭配硬體的Appliance授權版,含一年系統維護、版本更新、硬體保固。