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Mail SQR Expert 全方位電子郵件管理專家

電子郵件是企業間最主要的資料傳遞工具,其中也承載了大量的機敏資料。企業在做電子郵件管理時,首先面對的是在傳遞郵件時,必須針對病毒類郵件、機敏資料郵件進行過濾與審核;以及預防員工因無心操作而造成的機敏外洩可能、異常流量的警示統計。接著而來的棘手問題,則是該如何管理經年累月不斷成長的電子郵件數據 – 能在符合法規的條件下長期保存,也能夠在需要舉證時,快速搜尋找到關鍵的電子郵件。

Mail SQR Expert 電子郵件管理專家,提供企業電子郵件管理完整的解決方案,並且以模組化的擴充功能設計,解決管理上遇到的疑難問題。

信件處理示意圖

Outbound

Inbound

產品特色

符合法規的郵件稽核、郵件歸檔,不怕舉證找不到

  • 10 種常用可計次的個資特徵,部份特徵有驗算公式,符合個人資料保護法受保護的機敏資料
  • 異常行為一鍵化查詢,結合營業秘密法顧問服務流程,讓制度建立與執行運作更密切
  • 郵件生命週期管理,自動化保存符合各項法規要求需保留 3 至 7 年不等的規範

電子郵件挖掘,輕易找出關聯郵件行為

  • 搜尋引擎所需的全文檢索空間,僅需原信件容量約 10%。經過多次實驗與觀察,唯一取得儲存空間與搜尋速度的最佳化平衡
  • 多名稽核人員可以同時對同一個調查案件資料進行稽核,記錄稽核過程,顯示進度,協同調查進行電子郵件挖掘
  • 針對異常行為的搜尋結果,可以再次搜尋其他條件,更精確定位出可疑電子郵件內容

符合樹狀組織的審核流程,防護層層把關

  • 提供樹狀群組與成員的組織結構,搭配樹狀分權管理帳號結構,可彈性符合各類型企業的審核流程
  • 多達 7 種郵件過濾處理方式、3 種分權管理帳號建立方式、3 種審核操作方式,落實郵件政策很容易
  • 針對外寄的郵件,提供更強化的保護,可自動加註公司免責宣告內容、或提供多種的加密安全方式寄送,確保傳送對象是授權的收信人

獨到的電子郵件分析及管理技術已申請專利獲准,專利字號為【發明 第I 472192號、441496號、435572號、443526號】

功能列表
事前預防
個資特徵套版 提供8種預設特徵套版,並且提供自訂特徵套版功能,可將符合個資法保護的資料,分別計算次數,重新組合使用。設定後的套版,可應用在政策管理及郵件查詢
政策管理 可使用關鍵字阻擋黑函或白名單優先允許傳送,提供全公司各群組的郵件過濾設定總表,可調整設定條件或優先順序,利於企業管理政策的實施與調整效率。並且提供相同的過濾條件可快速派送套用至 指定的分權管理帳號
郵件審核 依據管理政策進行郵件的審核處理(如寄出、退回、刪除),以加強郵件內控的管制效果,提供群組分權審核管理,以達成部門差異化管理的需求。當審核後退回處理時,可於退回通知信中加註退回理由。搭配政策可達到審核後寄出,自動強制附件ZIP或轉發PDF加密
郵件審核代理人 提供群組分權審核的代理人設定,方便主要審核者休假時,審核流程仍可順利進行
事後舉證
郵件檢索及查詢 記錄公司所有收發的電子郵件,並提供條件查詢、分類查詢以及全文檢索查詢等功能,查詢關鍵字提供精準、模糊可混合使用的輸入方式。查詢結果將提供詳細郵件記錄列表、統計模式報表以及統計圖表
二次查詢 提供管理者限制查詢範圍後,再指定給其他管理者,達到查詢結果中再次查詢的電子郵件挖掘
郵件歸檔還原
郵件備份 提供郵件記錄、郵件內容(含附檔)、及系統設定檔三部份的備份檔。將每日郵件備份成一個資料夾,並能逐月尋找某日期的郵件備份資料
郵件復原 使用者若發生郵件資料毀損,可透過分類查詢或MyMail個人化安全郵件服務,能將郵件記錄及內容進行復原寄送
樹狀組織管理
帳號管理 可依管理政策提供主管帳號並給予部份權限,進行其所管轄群組的郵件管理。可以彈性的依企業組織架構做跨部門帳號的賦予或者是建立最高管理者角色而封存系統預設最高帳號。能依群組內成員的管理需要,進行個人化功能開關的權限設定
標準 LDAP 帳號整合 可整合標準LDAP伺服器,自動同步Email群組帳號資料以及分權管理者帳號,並支援AD階層式群組架構,以進行分群管理的效益
寄送保護機制
附件 ZIP、
轉發 PDF 加密
將附件強制壓縮加密或將整封信轉存成 PDF 加密後寄送。亦可在審核完成寄送時強制加密。
延遲寄送 可將檔案大或收信人多的批量郵件(非緊急或不重要的郵件),排在頻寬充裕的流量離峰時段,運用本功能可妥善分發公司的頻寬資源
誤送信保護 提供使用者應夾帶附檔而遺漏時的郵件行為保護,可發確認信或統一延遲幾分鐘後再傳送
轉發主機 提供將使用者大量寄往免費信箱的郵件,轉送至公司專屬的發送平台或其他對外線路
SMTP 代理認證 可使郵件伺服器不直接暴露於外部,以避免繞信攻擊及遭受垃圾郵件的轟炸,且不影響內部人員於外部發信
郵件宣告語 針對外寄信件,自動加註公司免責宣告內容,可依不同部門加簽不同內容,並且對已加簽過的郵件不再重覆加簽
選購模組
選購功能 說明
Multi-way模組 包含分流備援、異地備援、分散式系統分工及運作服務
防毒模組 提供郵件雙向(Inbound/Outbound)病毒掃瞄過濾,包含防毒資訊及設定、病毒隔離、病毒統計報告..等功能,可以防堵病毒、蠕蟲..等惡意程式擴散,更可提昇至多層防毒引擎架構
Mail Archiving模組 落實彈性化郵件歸檔政策,提供完整的線上、近線以及離線..等多類郵件調閱功能,並提供郵件生命週期管理機制設定郵件保存期限以符合法規遵循
內部信紀錄模組 支援多類電子郵件伺服器進行內部信紀錄、搜尋、全文檢索、稽核、調閱及報表統計..等功能。支援Sniffer無痛式導入架構,可隱形記錄SMTP、POP3、IMAP的郵件傳輸內容(含附檔)
郵件稽核系統模組 提供完整的郵件事件稽核流程,從初始階段到調查、審核階段,至最後產生分析報告,方便稽核人員對郵件進行稽核註解的操作
雙帳號認證模組 提供情境式劇本選擇,輕鬆導入郵件調閱的雙簽認證機制
郵件加解密模組 提供公私鑰設定,並且可以加密政策,決定要加密的信件條件。搭配政策管理的條件使用,更能達到即使經過審核放行的信件,但是傳送對象仍是要加密保護的信件,信件可以自動產生公私鑰加密,並發送解密通知信。
異常行為調查模組 提供一鍵查詢特定人員的郵件異常行為記錄,也可定期統計異常行為超過警戒值的人員清單,有效結合顧問服務制度,建立起定期的離職、在職員工的查核辦法
產品規格
50U型、100U型、200U型 300U型、500U型
  • 處理流量:2G以內
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):43.5x43x4.6cm
  • 處理流量:2~5G
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):62x48.4x4.3cm
1000U型 2000U型
  • 處理流量:5~10G
  • 1U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):75.3x48.5.x4.5cm
  • 處理流量:10G
  • 2U可上19 吋標準機架
  • 尺吋(D x W x H):70.5x48.5x8.8cm
提供上述搭配硬體的Appliance授權版,含一年系統維護、版本更新、硬體保固。